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User_Guide_Bestimmung_zustaendiger_Sachbearbeiter.md

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Bestimmung des zuständigen Sachbearbeiters

Definition

Blaupause-Prozesse verwenden einen zuständigen Sachbearbeiter (technisch: assignedCaseWorker) an mehreren Stellen, z. B. um dort hin die vom Bürger ausgefüllten Formulardaten zu verschicken. Dieser zuständige Sachbearbeiter ist dabei eine Servicekonto-ID, z. B. die eines Behörden- oder Organisationskontos. Es kann also durchaus vorkommen, dass sich mehrere reale Personen ein Konto teilen und daher mehrere reale Personen die zuständigen Sachbearbeiter sind.

Ermittlung

Blaupause-Prozesse ermitteln die Rolle des zuständigen Sachbearbeiters wie folgt:

  1. Ermitteln der zuständige Organisationseinheit anhand der Leistung und Region.
    • Diese Daten können im Admincenter unter Zuständigkeitsfinder --> Leistungen --> (Leistung auswählen) --> Zuständigkeiten gepflegt werden. Wählen Sie hierzu eine Organisationseinheit links und ein Gebiet rechts aus. Anschließend klicken Sie auf Zuordnen und auf Speichern.
  2. Entfernen von Organisationseinheit, welche die Ausprägung Beraten haben.
    • Da manche Leistungen über sogenannte geteilte Zuständigkeiten verfügen (bei der also mehrere Organisationseinheiten beteiligt sind), können Organisationseinheiten einer Leistung zugeordnet, aber nicht für die Rolle als zuständiger Sachbearbeiter relevant markiert werden.
    • Dies pflegen Sie im Admincenter an der gleichen Stelle. Wählen Sie in der letzten Spalte Keine spezielle Ausprägung oder Beraten und Antrag annehmen aus, wenn Sie möchten, dass diese Organisationseinheit einen zuständigen Sachbearbeiter stellen soll, oder nur Beraten wenn kein Sachbearbeiter gestellt werden soll: auspraegungen
  3. Durchsuchen der verbleibenden Organisationseinheiten nach deren Kommunikation.
    • Sie können im Admincenter über Organisationseinheiten --> Organisationseinheiten --> (Organisationseinheit auswählen) --> Kommunikation diverse Kommunikationskanäle, wie Telefonnummern, E-Mail-Adresse und Servicekonten hinterlegen.
    • Blaupause-Prozesse finden nun alle Servicekonto-Kommunikationen und lesen deren Servicekonto-IDs ein.
  4. Kontrolle der Ergebnisse
    • Blaupause-Prozesse prüfen nun ob exakt eine Servicekonto-ID übrigt bleibt und definiert diese als zuständigen Sachbearbeiter.
    • Falls es keine gefundenen Servicekonto-IDs gibt, wird eine entsprechende Fehlermeldung in die Prozesslogs geschrieben und der Prozess abgebrochen.
    • Falls es mehr als ein Servicekonto gibt, wird ebenfalls eine entsprechende Fehlermeldung in die Prozesslogs geschrieben und der Prozess abgebrochen, da nicht zweifelsfrei ermittelt werden kann, wer nun zuständig ist.